Dokumenten-Management und E-Mail-Archivierung

WISSEN STATT AHNEN, FINDEN STATT SUCHEN

Wie schafft man es, alle Arten von Dokumenten wie E-Mails, Faxe, Text- und andere Dateien aus einer Office-Anwendung, Bildschirmabzüge, Dateianhänge, Scans und vieles andere zusammenzufassen und so zu speichern, dass man sie auch wiederfindet...? Gute Frage...

Der elektronische Datenaustausch ersetzt zunehmend die herkömmliche Papierkorrespondenz. Auch rechtlich werden E-Mails der Papierkorrespondenz gleichgestellt. Verträge können per E-Mail geschlossen werden und die elektronische Post hat vor Gericht volle Beweiskraft.

E-MAILS: FLUCH ODER SEGEN ?

Mehr und mehr kommen Dokumente wie Verträge, Angebote und Briefe per E-Mail. Verschiedene Empfängergruppen erhalten zeitgleich Informationen. Der Kommunikationsfluss zwischen Geschäftspartnern vereinfacht und beschleunigt sich ganz erheblich. Aber wohin mit der Vielzahl elektronischer Nachrichten...?

E-Mails und die darin enthaltenen Informationen sind zu wichtig, als dass sie in den persönlichen Postfächern verschiedener Mitarbeiter verbleiben dürfen (gesetzlich übrigens auch nicht zulässig). Dennoch werden E-Mails vielfach noch als "Privateigentum" einzelner Mitarbeiter angesehen.

 

 

ABLAGE: KEIN PROBLEM

 

Eigentlich ist die Ablage meiner E-Mails doch gar nicht schwierig, denkt sich der durchschnittliche (meist Outlook-)Nutzer. Einmal im Monat öffnet sich automatisch ein Popup-Fenster, in dem er gefragt wird, ob er veraltete E-Mails jetzt speichern möchte. Meistens möchte er. Denn das gibt ein gutes Gefühl. Alle Informationen sind gespeichert. Automatisch. Supersicher.

Mal ehrlich: Wer weiß wirklich, wo das E-Mail-Programm die Daten ablegt. Und selbst wenn sie mit Hilfe eines cleveren Administrators wiederzufinden sind, sind sie nicht mehr nutzbringend. Aus den Unmengen an größtenteils sinnfrei gespeicherten E-Mails und Anhängen muss dann genau die Information gefunden werden, die gerade relevant ist. Bei Tausenden von E-Mails und Anhängen misslingt jeder Versuch, diese im Bedarfsfall schnell und themenbezogen wiederzufinden. Erst recht, wenn nicht nur ein E-Mail-Client, sondern Dutzende oder Hunderte vorhanden sind.

E-MAIL-ARCHIVIERUNG UND AUFBEWAHRUNGSPFLICHTEN

Die E-Mail ist mittlerweile ein rechtlich verbindliches Dokument und dass sie - wie auch die "Papierdokumente" - dokumentiert und archiviert werden muss, wissen scheinbar nur wenige.

Test: Können Sie sofort auf die E-Mail des Absenders A zum Thema T vom 22.01.2010 zugreifen...?

Aufbewahrungspflicht für E-Mail-Anhänge 

Sie müssen die Anhänge immer dann aufbewahren, wenn die jeweilige E-Mail ohne die Anhänge (Anlagen) nicht eindeutig oder verständlich ist. Die Praxis zeigt: Alle Anhänge sind so gut wie immer aufzubewahren. Niemand erstellt Anhänge, wenn sie nicht notwendig sind.

Verschlüsselte E-Mails
Natürlich können Sie Ihre E-Mails auch in verschlüsselter Form aufbewahren. Zunächst auch ein guter Gedanke, um damit u.a. auch der Anforderung der Fälschungssicherheit nachzukommen. Sie müssen aber sicherstellen, dass die E-Mails "jederzeit" und "unmittelbar" wieder entschlüsselt werden können. Und dann wird's schwierig mit den Schlüsseln.

SYSTEMLÖSUNG

Egal wie man das Problem zu bewältigen versucht, eines steht fest: E-Mail-Programme - und zwar alle - sind nicht für die langfristige Dokumentation geeignet (und auch nicht dafür ausgelegt). Die einzige Lösung ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Dokumentation sämtlicher Informationen einschließlich der elektronischen Post.

Moderne Dokumenten-Management-Systeme bündeln die Verwaltung von Kunden, Interessenten, Lieferanten, Kontakten, beliebigen Korrespondenzen, Vorgängen und weiteren Informationen an einer zentralen Stelle und speichern sie im richtigen Zusammenhang. Und zwar unabhängig von Format und Quelle. Auch Anhänge von E-Mails, die meistens die Kerninformation enthalten, stehen jederzeit allen zur Verfügung.

Wir zeigen Ihnen gerne, wie das funktioniert.

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