Was macht eigentlich Ihr E-Mail-Management...?

BIS ZU 80 % DER GESAMTEN KOMMUNIKATION ERFOLGT HEUTE PER E-MAIL.

 

 

Das Gesamtaufkommen der eingehenden E-Mail-Nachrichten für Produktanfragen, Service- und Supportleistungen, Preis- und Angebotsanfragen, Informationen von Kunden, Lieferanten, Kooperationspartnern, Bewerbern und anderen steigt kontinuierlich.

Wie gewährleisten Sie, dass alle E-Mails ohne Zeitverzögerung den richtigen Empfänger in Ihrer Organisation erreichen ?

PROBLEM

Die wichtigste Voraussetzung, um die zahlreichen E-Mail-Nachrichten überhaupt zu bearbeiten, ist vor allem zunächst die Information selbst, dass eine neue E-Mail eingegangen ist. Eigentlich eine einfache Information, deren Bereitstellung in vielen Organisationen jedoch einen erheblichen personellen und technischen Aufwand verursacht.

• An wen wurde die E-Mail überhaupt gesendet...? An den Zuständigen...?
• Wer beantwortet die E-Mail-Anfrage, wenn der zuständige Mitarbeiter nicht anwesend ist...?
• Wie wird dieser Kommunikationsablauf dokumentiert...? Und von wem...?
• Welcher Mitarbeiter hat sonst noch Kenntnis von der eingegangenen E-Mail...?

VERWENDUNG ALLGEMEINER E-MAIL-ADRESSEN

Erheblich aufwendiger ist der Ablauf bei der Kommunikation mit allgemeinen E-Mail-Adressen (info@..., service@... und andere). Hier wird oft das Postfach - d.h. die persönliche E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters - verwendet, der alle E-Mails empfängt, die an diese allgemeinen E-Mail-Adressen gesendet wurden.

BESONDERES PROBLEM: ALLGEMEINE E-MAIL-ADRESSEN

Bei der Verwendung allgemeiner E-Mail-Adressen (info@..., service@...) - die einfach in das Postfach eines Mitarbeiter weitergeleitet werden - entsteht ein erheblicher Mehraufwand durch die permanent notwendige Kontrolle, die Anwesenheitsprüfungen der Mitarbeiter inkl. Vertreterregelung und die häufig wechselnden Voreinstellungen, die von dem E-Mail-Provider oder einem Administrator für die E-Mail-Weiterleitungen durchgeführt werden müssen.

Beispiele:

• Der entsprechende Mitarbeiter ist kurzzeitig nicht im Haus (Pause, kurzfristiger Termin, plötzliche Erkrankung o.ä.).
  Folge: Die E-Mail-Anfrage wird nicht rechtzeitig beantwortet.
   
• Der entsprechende Mitarbeiter ist längerfristig nicht im Haus.
  Folge: Ein Vertreter muss die E-Mail-Anfragen bearbeiten (ausreichende Kenntnisse vorhanden...? Wer vertritt den Vertreter...?).
  Folge: Zusätzlich muss die Voreinstellung der E-Mail-Weiterleitung geändert werden (zusätzlicher administrativer Aufwand).
   
• Die E-Mail-Anfragen werden - abhängig vom jeweiligen Thema der Anfrage - intern an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
  Folge: Das Original der E-Mail-Anfrage geht verloren (das Original ist übrigens gesetzlich erforderlich).
   
• Sie sind gesetzlich verpflichtet, auch die elektronische Kommunikation zu dokumentieren.
  Folge: Die Originale der E-Mail-Anfragen sind in mehreren E-Mail-Datenbanken verschiedener Mitarbeiter gespeichert, eine konsistente Dokumentation oder Datensicherung ist nicht möglich.

DIE LÖSUNG

 

 

Die auf Lotus Notes basierende Datenbank Mail-Depot empfängt E-Mails, die an beliebige allgemeine E-Mail-Adressen (info@..., service@...) in Ihrer Organisation gesendet wurden, speichert sie dauerhaft und unveränderbar im Originalzustand in einer zentralen Datenbank und leitet eine entsprechende Eingangsinformation automatisch an beliebige (einstellbare) Empfänger weiter. Unerwünschte E-Mails können zusätzlich über verschiedene Blacklist-Regeln automatisch verarbeitet werden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Intuitive, einfach zu bedienende Datenbank
• Bedienkomfort, Übersichtlichkeit und Transparenz
• Strukturierte Darstellung aller Informationen
• Automatische Benutzerinformation, keine individuelle Aktion notwendig
• Konsistente Speicherung aller E-Mails im Originalzustand
• Blacklist-Filter für unerwünschte E-Mails
• Einfache und zentrale Konfiguration
• Individuelle Anpassungen und Erweiterungen möglich
• Investitionssicherheit
• Kostensenkung für Sie - besserer Service für Ihre Kunden !

Mehr Informationen ?

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